Wat Marie Kondo ons kan leren over overzicht houden in Notion

Overzicht houden in Notion? Dankzij de volgende drie principes van Marie Kondo wordt je digitale werkruimte (weer) een plezier om in te werken!

“De beste manier om uit te vinden wat we echt nodig hebben, is al het andere weg te doen.”

— Marie Kondo

Het is niet moeilijk om het overzicht kwijt te raken in Notion. In tegenstelling tot een woning of een kledingkast, heeft Notion namelijk geen duidelijke afmetingen, en geen duidelijke functie. Met als gevolg dat we het programma voor van alles en nog wat gaan gebruiken.

Zie maar eens overzicht te houden over van alles en nog wat.

Toen ik Notion twee jaar geleden op mijn laptop installeerde, deed ik dat omdat het “Evernote, maar dan beter” zou zijn. Inmiddels weet ik dat het helemaal niet handig is om Notion en Evernote voor hetzelfde te gebruiken. En dat de principes die Marie Kondo gebruikt om overzicht te houden over een fysieke werkruimte, zich goed lenen voor een digitale werkruimte zoals Notion.

Waarom zou je digitale werkruimte géén joy mogen sparken?

De grootste kracht van Notion — dat je het voor allerlei dingen kunt gebruiken — heeft als keerzijde dat het al snel rommelig wordt. Hoe meer data je aan het programma toevoegt, hoe moeilijker het is om:

• te onthouden wat er al in je werkruimte staat (en op welke plek);
• nieuwe informatie consequent op de juiste plek te zetten;
• snel van de ene naar de andere pagina te navigeren;
• en niet omver geblazen te worden door de hoeveelheid informatie en werk die in Notion op je ligt te wachten.

En dat terwijl het programma als doel heeft ons leven makkelijker te maken. De bedoeling is dat Notion tijd en moeite bespaart, niet dat het tijd en moeite kost.

Om het overzicht te bewaren — of terug te krijgen — in Notion, moet je (a) weten waarom je Notion gebruikt, (b) alles verwijderen wat je niet wilt bewaren, en (c) de rest op een logische plek bewaren.

Overzicht houden in Notion doe je zo

Weet waarom je Notion gebruikt

Heb je je weleens afgevraagd waarom of waarvoor je Notion gebruikt?

Als het antwoord “nee” is, of “niet echt”, dan zou je eigenlijk niet verbaasd mogen zijn als je een pagina tegenkomt waarvan je het bestaan vergeten was. Of die als digitaal rommelhok fungeert.

Je kunt onmogelijk overzicht krijgen over iets dat in jouw hoofd geen duidelijke vorm heeft.

Dus, schrijf eens op waarom je Notion gebruikt. Het maakt niet uit wat je antwoord is. Dat zal voor iedereen anders zijn. Het gaat erom dat je helder voor ogen krijgt waarom jij Notion gebruikt.

En nu je toch bezig bent… Waarom wil je een overzichtelijke werkruimte in Notion?

Geef ook antwoord op die vraag (bijvoorbeeld “omdat ik dan sneller kan werken”) en stel jezelf dan een nieuwe waarom-vraag (“waarom wil ik sneller werken?”). Doe dat vier of vijf keer, net zolang tot je bij een argument komt dat sterk genoeg is om je werkruimte in Notion voortaan overzichtelijk te houden.

Als je weet waarom je Notion gebruikt, en waarom je het overzicht wilt bewaren, ben je al een heel eind.

Verwijder wat je niet wilt bewaren

Volgens Marie Kondo maken mensen die aan het opruimen zijn meestal een denkfout. Ze vragen zich af wat ze weg willen doen, terwijl ze zich beter af zouden kunnen vragen wat ze willen bewaren.

Een opruimsessie aan de hand van de wegdoen-vraag leidt tot een heleboel spullen die blijven staan, want “ach, het staat niet in de pad”, “misschien kan ik er iemand een plezier mee doen”, of “nou ja, ik wil het niet per se bewaren, maar wegdoen is zo drastisch…”.

Opruimen met de bewaar-vraag in het achterhoofd leidt tot een overzichtelijke ruimte, met alleen maar dingen die je graag ziet en die je nodig hebt.

De vraag waar Marie Kondo beroemd en berucht mee is geworden — “does it spark joy?” — klinkt misschien wat overdreven, maar ze heeft wel een punt.

Wil (of moet) je een block, een pagina of een database niet per se bewaren? Verwijder ‘m dan.

Ook als het misschien ooit nog van pas komt, of als je er ooit veel aan gehad hebt. Zelfs als je niet zeker weet of je het wilt bewaren. (In geval van nood kun je het altijd weer uit de prullenbak van Notion vissen. Die wordt namelijk nooit geleegd.)

Overzicht houden in Notion is een stuk makkelijker als je alleen bewaart wat je met volle overtuiging bewaart.

Bewaar alles op een logische plek

De laatste stap op weg naar een overzichtelijke werkplek in Notion, is alle informatie een logische plek geven. Met nadruk op het woord “laatste”.

Het is erg belangrijk dat je dit als laatste doet. Als je een samenhangend systeem bedenkt vóórdat je weet wat je wilt bewaren, en waarom, dan gaat het systeem een eigen leven leiden. Met als gevolg dat je werkruimte straks (nog steeds) niet bij jou en jouw wensen past.

Pas als je helder voor ogen hebt waarom je Notion gebruikt, en verwijderd hebt wat je niet (in Notion) wilt bewaren, dan pas is het tijd om structuur aan te brengen.

Het mooie is dat de structuur op dat punt waarschijnlijk vanzelf tevoorschijn komt.

Al is het natuurlijk niet zo dat alle informatie dan automatisch naar de juiste plek in je werkruimte springt. Iemand zal die structuur aan moeten brengen.

Wat ik bedoel te zeggen, is dat — zodra er alleen nog maar informatie in Notion staat die daar, wat jou betreft, hoort te staan — je zult aanvoelen welke opbouw het beste bij jouw werkruimte past. Welke informatie waar hoort te staan.

Een werkruimte die op die manier is ingedeeld, kost (bijna) geen denkkracht. En is dus prima te overzien.

Als je goed weet waarom je Notion gebruikt, regelmatig alles verwijdert wat je niet wilt bewaren, en de informatie die je wél wilt bewaren logisch indeelt, wordt overzicht houden in Notion echt een fluitje van een cent yen.

Wil je Notion gebruiken om overzicht te houden over je uitgaven? Download dan de gratis BudgetBewaker, een Notion-template waarmee je het overzicht bewaart over je (reis)budgetten.

Meer hulp nodig? Maak een afspraak met me. Dan help ik je door de bomen het bos weer te zien.

---